Caratteristiche

Gestione di files e moduli

• Creazione di un documento da modello predefinito o importazione di documentazione già esistente, in qualsiasi formato (Word, Excel, HTML, Power Point, Autocad)
• Possibilità di definire liberamente un numero illimitato di attributi del documento, progettando graficamente la scheda di immissione degli stessi attraverso QualiWare Form Designer
• Possibilità di gestire moduli a campi fissi progettati tramite QualiWare Form Designer

Gestione gerarchica delle categorie documentali

• Definizione di categorie di documenti, con il riferimento,  per ciascuna categoria a uno o più modelli preimpostati.
• Visualizzazione ad albero delle categorie di documenti create in Qualiware.
• Possibilità di creare sottocartelle per raggruppare documenti.
• Possibilità di intervenire sui nodi dell’albero decidendo la dipendenza delle varie categorie da altre categorie.
• Fascicolazione automatica in base agli attributi dei documenti

• Definizione di fasi di workflow personalizzate per ciascuna categoria documentale, con la possibilità di definire messaggi preimpostati per le richieste di intervento.
• Iter di emissione conforme alle norme ISO 9001: e tutti i sistemi di gestione documentale normati (vedi anche OHSAS 18001, ISO 14001, SA 8000…).
• Definizione e tracciatura delle diverse fasi di vita del documento: redazione, verifica, approvazione.
• Possibilità di definire workflow personalizzati, anche con fasi presenti su condizione.
• Controllo dei livelli di autorizzazione per ogni fase.
• Evidenziazione automatica delle modifiche apportate da utenti non redattori che partecipano al workflow.
• Avviso automatico ad ogni utente che entra in una scheda di gestione documentale dei documenti per i quali si chiede il suo intervento di verifica o di approvazione.
• Conservazione automatica dello storico.
• Creazione automatica della versione PDF di un file pubblicato o di un file da distribuire.
• Possibilità di collegamenti ad albero fra i documenti.
• Possibilità (per il solo Amministratore di Sistema) di cambiare la categoria ed il codice di un determinato documento, in modo da modificarne la collocazione con rapidità e completezza di dati di riferimento (costi, documenti collegati, informazioni, parole chiave, ecc.).

Gestione offerte e preventivi

• Consente la gestione delle offerte commerciali e dei preventivi, coniugando le funzionalità tipiche di un gestionale (gestione anagrafica clienti e listini di vendita) alla flessibilità consentita da Microsoft Word ed Excel per la produzione di documenti dal layout elegante. Per saperne di più...

Importazione documenti esistenti

• Importazione di cartelle (e relative sottocartelle) di documenti da un database esterno a QualiWare, specificando la categoria di destinazione.
• Importazione di files contenuti in una cartella esterna a QualiWare, partendo da un indice precedentemente creato in Excel (l'importazione verifica anche l'indice di revisione, importando solo i documenti modificati).
• Importazione automatica di documenti anche di provenienza esterna (es. fax), con la possibilità di specificare la frequenza dell'importazione.

Distribuzione documenti

• Distribuzione automatica dei documenti tramite posta elettronica, sia interna che esterna, o fax.
• Possibilità di distribuzione contemporanea di più documenti (anche in formato compresso) a più destinatari.
• Possibilità di salvare una lista di distribuzione di un documento per poi richiamarla per distribuzioni successive.
• Possibilità di pubblicare la documentazione su CD o siti web.
• Gestione CID (Comunicazione Invio Documenti)

Funzioni di ricerca

• Finestra di ricerca dei documenti con filtraggio per autore, codice documento, categoria, parole chiave.
• Possibilità di ricerca anche per destinatario, per stato del documento (in redazione, verificato, pubblicato) e per data pubblicazione.
• Ricerca full text tramite Microsoft Indexing Server
• Possibilità di esportare i risultati della ricerca in Excel con ulteriori possibilità di modifica.

Il modulo di gestione documentale è disponibile, con funzionalità identiche, sia con la tradizionale interfaccia client/server che con l’interfaccia Web, in combinazione con il modulo QualiWare Web Server.
È possibile quindi utilizzare QualiWare nell’ambito di qualunque tipo di rete Intranet o Extranet.

Tempo di avviamento

L’installazione e l’avvio del sistema avvengono generalmente in una giornata. I tempi per la configurazione completa del modulo da parte degli amministratori dipendono da come è strutturata l’azienda.
I tempi di avviamento possono variare anche in base al numero di moduli installati. Comunque mediamente è sufficiente una settimana per avere il sistema completamente funzionante e pronto per essere utilizzato da tutti gli utenti.